חושבים על אירוע בקרוב ומתלבטים היכן לקיים את האירוע?, האם באולם שנותן לנו את כל השירותים או לחילופין להפיק אירוע אחר, שונה, שישאיר את האורחים עם חוויה אחרת ומיוחדת לאורך זמן?
בתקופת קורונה, השאלה הזאת מקבלת זווית נוספת, של אחריות בריאותית כלפי האורחים שלנו ובני משפחתם ויותר אנשים בוחרים להפיק אירוע חוץ, בחלל הפתוח.
חשוב לקחת בחשבון, שאירוע בחיק הטבע, כרוך בהתעסקות והשקעה נוספת מאשר אירוע סטנדרטי. לאחר שסיכמתם את כמות המשתתפים ואת התקציב מתחילים לחשוב על התמונה של האירוע המבוקש. כעת, עומדת לפניכם בחירה, האם לקחת חברה להפקת אירועים, או להפיק את האירוע בעצמנו ובכך לחסוך עלויות.
נקודות חשובות לזכור בתכנון אירוע:
1. השכרת ציוד:
אירוע בחיק הטבע מחייב השכרת ציוד: כיסאות, שולחנות, פינות ישיבה אלטרנטיבות וכו'. קיימות היום מספר חברות בשוק אשר יכולות לתת מגוון פתרונות טובים ונכונים לאירוע דרך ספק אחד. יש חשיבות רבה לספק אתו נבחר לעבוד ,או המפיק ששכרנו, מכיוון שציוד לאירועי חוץ הוא בעל שחיקה גבוהה ובעונה "החמה" לא כל חברות השכרת ציוד לאירועים מסוגלת/מתאפשר לה לתחזק את הציוד בשוטף באיכות נאותה, כך יכול להיווצר מצב שמגיע לאירוע ציוד בלוי שלא נראה מתאים לסטנדרטים של האירוע, שתכננו מראש.
ציוד וריהוט לאירוע - נתחיל מהבסיס, השכרת שולחנות וכיסאות לארוחה, מפות, דלפקי שירות ומזנונים. ציוד זה הוא למעשה הריהוט הבסיסי לאירוע. חלק נרחב מהציוד, ניתן להשכיר דרך חברות הקייטרינג אשר מתמחות באירועי חוץ ומציעות את השירות הנ"ל. במקרים מסוימים, גם חברות קייטרינג נעזרות בחברה להשכרת ציוד וריהוט לאירועים. לאחר מכן אפשר לחשוב על כל עניין ריהוט משלים לאירוע בכלל כגון: מתחם ישיבה אלטרנטיבי המאובזר בפינות זולה ומחצלות, השכרת פופים, כריות, השכרת שולחנות וכסאות בר, השכרת שרפרפים ,נדנדה, השכרת ספות ועוד. הכל בהתאם לקונספט האירוע וכמובן התקציב.
אוהלים לאירועים -חשוב לוודא הצללה איכותית המספקת אחוז צל גבוה, נראות טובה עיצוב וכמובן התאמה למספר האורחים באירוע. יש לקחת בחשבון גם את הספקים שנדרשים לצל כגון: הקייטרינג, בר אלכוהול, בופה ,אזורי התארגנות וכו'. במידה ובמדובר באירוע, ערב אפשרי לפעמים לוותר על ההצללה וכך לחסוך בעלות.
2. לוגיסטיקה:
בעת תכנון אירוע חוץ, יש לקחת בחשבון את כל האתגרים הלוגיסטיים הנלווים להפקתו:
• שירותיים ניידים- במידה והשטח לאירוע הוא בטבע ואין בנמצא שירותים.
• גנראטור- הספקת חשמל לכל האירוע ,חשוב מאד להיעזר באיש מקצוע שיחשב את כמות החשמל מכל ספק ולהביא לאירוע גנראטור שגדול בכ 20% יותר מהכמות המבוקשת לצורך גיבוי ,וכמובן לדאוג גם לגנרטור גיבוי במידה והגנרטור הראשי הושבת.
• חניה ודרכי גישה- יש לדאוג שתנאי השטח יהיו נגישים להגעה ויכללו מקום חניה מסודר לאירוע על פי צפי ההגעה + 20% מקום נוסף פק-אפ.
• דיילות לאירועים וסדרנים- לנושא כוח אדם לאירוע יש חשיבות מרובה, היות וכוח האדם הוא זמני ומגיע לשעות האירוע בלבד ואין זמן ל"מקצה" שיפורים או טעויות. על כן חשוב לעבוד עם חברה בעלת מוניטין בתחום הדיילות לאירועים אשר מסוגלת לתת פתרונות בזמן אמת, בשל הדינמיות של האירוע.
3. תאורה:
במידה והאירוע הוא אירוע ערב, לתאורה באירוע יש משמעות גדולה. התאורה למעשה מייצרת את האווירה באירוע חוץ, הזדמנות לשטוף את הטבע בצבעים רומנטיים ופסטורליים. פה כמובן השמיים הם הגבול, מתאורת שטיפה בסיסית ויפה לתאורה מורכבת יותר שיכולה להפוך גם שטח אדמה בלתי מרשים לקסום ממש. שוק התאורה כיום מגוון מאוד ומורכב מפנסים כגון: תומסים, לד ,לייזר, תאורה היקפית ותאורת ריקודים. קחו בחשבון שהמחירים יכולים להאמיר ככל שהעיצוב מורכב יותר הקפידו להישאר במסגרת התקציב שלכם.
4. עיצוב:
עיצוב האירוע כמובן יהיה חלק מכריע ב"שואו" של האירוע ויקבע על פי הקונספט שנבחר לאירוע. מקובל באירועי טבע "לנצל" את משאבי במקום כתפאורה ייחודית לאירוע, כגון: עצים, צמחיה וכו'...כמו כן, באירועי חתונות בטבע אופייני לשלב את המראה הקלאסי לבן נקי עם המכלול של הטבע והכפרי.
5. ניהול האירוע בפועל:
מי בעצם לוקח את הפיקוד ביום ובזמן האירוע? מי יהיה ה"מפיק בפועל" שיתאם בין כל הספקים במהלך האירוע ויפתור בעיות בזמן אמת? במידה והחלטתם להפיק את האירוע באופן עצמאי, חשוב שתדאגו שלאורך כל שלב התכנון, יתלווה חבר/משפחה לארגון, כך שביום האירוע יוכל לתת מענה.
במידה והפקת אירועים אינה המקצוע שלכם וככל שמדובר באירוע של פעם בחיים, אנחנו לא ממליצים לקחת סיכונים מיותרים. האמינו לנו כי האירוע יכול להפוך ברגע לאירוע שלא יישכח זמן רב, שלא מהסיבות הנכונות. היעזרו בחברת הפקה עם מוניטין וניסיון בתחום הספציפי הזה של הפקת אירועים בטבע, אפילו אם לא במכלול הכולל את כל תחומי ההפקה, אלא רק בתכנון ולוגיסטיקה.
לסיכום הפקת חתונה או אירוע אחר בטבע היא הפקה מורכבת הדורשת הכנה מדוקדקת, ירידה לפרטים הקטנים וכמובן ניסיון קודם בתחום. גם אם בחרתם בסופו של דבר להפיק את האירוע באופן עצמאי או לחילופין להשתמש רק חלקית בשירותה של חברת הפקה או חברת השכרת ציוד לאירועים, אל תוותרו על הסטנדרטים שלכם. חשוב להבין כי הגורמים המשתנים באירוע מסוג זה הם רבים ודינמיים ועל כן בריף נכון הכולל עבודה על כל חלקי ההפקה תכריע בין אירוע בלתי נשכח לפרק ב"השרדות".
