כשמדובר בהפקת אירועים עסקיים, מעט מאוד כללים חקוקים באבן. מכיוון שכל אירוע שונה, כל אירוע דורש גישה ייחודית. כדי להיות מפיקי אירועים מקצועיים, עליכם להיות גמישים כפי שאתם מסודרים. הגמישות הזו היא המאפשרת למפיק אירועים ללמוד, להסתגל ולבצע שינויים, כדי להפוך כל אירוע לטוב יותר.
אספנו עבורכם כמה טיפים שיעזרו לך להפוך כל אירוע להצלחה מסחררת.
1. הגדירו יעדים ברורים
נסו להגיע ליעדים קונקרטיים לכל אירוע וכמתו את היעדים האלה ככל האפשר. כמה שיחות יזומות עם לקוחות תרצו בשעה? מהו יעד המכירות של כל צוות? וכו'. נסו להשתמש במספרים בכל מקום אפשרי, זה יעזור לצוות שלכם להישאר ממוקד במטרה.
2. התחלו לתכנן מוקדם
ככל שתוכל לאשר את פרטי האירוע מוקדם יותר, כך ייטב. צור קשר עם ספקים מוקדם ככל האפשר בכדי שתוכל לנעול את המקום שלך ולאפשר לך מו"מ נוח על מחירים. פנייה מוקדמת למקומות ולספקים חוסכת לך זמן, כסף וכאב ראש בהמשך, יחד עם זאת, חשוב לערוך הסכמים גמישים שמאפשרים שינויים לקראת מועד האירוע.
3. משא ומתן עם ספקים
כל אירוע שונה. הספקים מבינים זאת, ולכן רבים מציעים שירותים מותאמים אישית בתמחור גמיש. במקום לבקש מספקים הצעת מחיר, בדקו כמה אתם מוכנים לשלם, ואז הציעו לספק בין 5-10% פחות. בדרך זו, גם אם הספק ינהל משא ומתן, תישאר בתקציב ובמקרים רבים תחסוך כסף.
4. גייסו את הרשתות שלכם
הישארו בקשר הדוק עם המקומות והספקים שאתם אוהבים לעבוד איתם. כשתזדקקו להם, הם יהיו שם בשבילכם. שמרו על קשר גם עם עמיתים ומתנדבים לשעבר. בנו צוותים יעילים וצוותי התנדבות במהירות וללא כאבים על ידי גיוס הרשת החברתית הענפה שלכם.
5. אל תחששו מטכנולוגיה
אל תתחמקו מטכנולוגיית אירועים חדשה. כדי להתקדם, אימצו שינויים חדשניים המקדמים את חווית האירוע. יש הרבה דרכים לשלב טכנולוגיה חדשה וניהול אירועים:
- הוסף את המיקום למיקום הכנס השנתי שלך באמצעות סקר לפני האירוע.
- איסוף משוב בזמן אמת על דוברים חיים באמצעות סקר מקוון.
- הביאו את המשתתפים למקום הנכון בזמן הנכון באמצעות אפליקציית אירוע. כמחצית מהמשתתפים משתמשים באפליקציות אלה כדי לנווט באירוע.
- גרמו לזיכרונות להימשך באמצעות מדפסת אינסטגרם.
- אם תחליט לשלב באירוע שלך טכנולוגיה לא מוכרת, ודא שיש לך מישהו בצוות שמבין את הטכנולוגיה החדשה מבפנים ומבחוץ. הנח את האדם הזה לאחראי על בעיות פתרון בעיות במהלך האירוע.
6. בצעו הרצה לאירוע
באירועים מרובי קהל או בעלי חשיבות רבה, למשל כנסים מקצועיים או אירועי חברה, מומלץ מאד לבצע הרצה של האירוע עם הצוות. קבעו חזרה עם צוות. ודאו שהדיילים, יועצי המכירות, נציגי השירות וכל בעל תפקיד אחר, בקיאים במיקומם ובמשימות שלהם למהלך האירוע. אם אתם עושים שימוש בטכנולוגיה, בדקו מראש שהיא עובדת היטב. קבעו את ההרצה כך שתוכלו לבצע שינויים והתאמות בעקבותיה לפני תחילת האירוע עצמו.
7. הקשיבו ללקוחות
המפתח להפקת אירוע נהדר הוא הבנת חווית המשתתף. ביום האירוע, התמקדו במשתתפים ככל שתפקידיכם מאפשרת זאת. קראו את החדר, דברו עם אנשים. במידת האפשר, אספו נתונים בעזרת סקרי משוב בזמן אמת.
8. למדו מכל אירוע
הקדישו זמן לתחקיר עם הצוות שלך לאחר כל הפקת אירוע. דונו מה עבר טוב ומה לא עם המפקחים שלכם. מפגשי התחקיר הללו הם דרך יעילה להשיג את ההתרשמות וההצעות של אנשים בזמן שהאירוע עדיין טרי בראשם. בצעו שינויים והתאמות בעבודתכם, לאחר כל אירוע.
